Documenten scannen met Canonmachines die met Uniflow werken
» In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een papieren document kunt inscannen om digitaal te ontvangen. De uitleg is van toepassing op Canon-toestellen die in Uniflow zitten. Binnen Scholengroep 26 zit de meerderheid van de toestellen in Uniflow. Vaak moet dan ingelogd worden met een persoonlijke pincode.
STAP 1: Plaats het document in het scangedeelte
Hier heb je 2 opties:
► Via het 'scanraam'. Je moet hiervoor het topgedeelte openen:
↑ Je kan dan maar één voor één een document fysiek scannen.
► Via de "schuif" bovenaan om een reeks documenten te scannen:
↑ OPGELET!!!
→ Jouw papieren documenten moeten egaal zijn! Ze mogen geen propjes bevatten of lijmresten van een boek/cursus! Als je hier niet voorzichtig mee bent kan dit (onverzekerde) schade aan het toestel veroorzaken met in sommige gevallen blijvende gevolgen.
STAP 2: Log in met jouw pincode
► Typ jouw pincode in op het aanmeldscherm:
STAP 3: Indien je iets scant voor klasgebruik: kies klasselectie, indien niet kies 'Privé'
► Op het volgend scherm moet je keuzes maken. Dit scherm kan verschillen naargelang het gebruik van afdrukken via Smartschool in een school of niet. Indien je gaat scannen voor klasgebruik, waarbij je dus de klassen/leerlingen kunt selecteren, dan gebruik je de knop "Klasselectie". Als dat niet het geval is dat kies je de knop "Privé".
STAP 4: Druk op de knop "Scan"
► Druk op de knop 'Scan'
STAP 5: Kies de bestemming
► Je kan kiezen waarheen je de documenten wilt sturen. We verkennen eerst de optie "Scannen naar mezelf". Dit arriveert dan in de inbox van jouw e-mail.
► Kies in dit voorbeeld dan ook "Scannen naar mezelf"
► Kies in dit voorbeeld dan ook "Scannen naar mezelf"
STAP 6: Kies of wijzig de opties
► Je krijgt een aantal opties die je kunt aanpassen. Indien je ze hebt aangepast of in orde zijn dan druk je op de knop Start
► In het volgend scherm dien je mogelijks het papierformaat te selecteren. Druk op de knop met het gewenste papierformaat van de ingevoerde scan. Dit is dan vooral wanneer je via het 'scanraam' werkt en/of het formaat niet herkend wordt. Druk dan op Scannen
STAP 7: Open het postvak IN/inbox van jouw e-mailadres gelinkt aan de printcode
Normaal gezien heb je vaak een e-mailadres van de school of de organisatie. Je printcode is hieraan gelinkt. Dit is doorgaans het adres waar je bijvoorbeeld mee inlogt op een schoolcomputer of een lerarenlaptop en waarop je e-mail van de school verwerkt. Ook doorgaans eindigt het domein, het deel na het apenstaartje, met de benaming van de school of een afgeleide ervan.
► Open het postvak van jouw e-mailadres.
→ Sommige scholen gebruiken het e-mailsysteem van Google, in dit geval ga je deze uitleg volgen om op het e-mailadres in te loggen
→ Inloggen op Outlook Online kan je onder meer via deze link doen
STAP 8: Open de e-mail met je gescand document als PDF-bijlage
Als alles goed ging ontving je een e-mail met jouw gescand document als PDF-bijlage. De e-mail ziet er ongeveer zo uit (dit is een voorbeeld en kan lichtjes verschillen per organisatie):
Het gescand document kan je als PDF-bijlage openen:
Alternatieven: gescand document naar Onedrive/Google drive uploaden
► Een meer gedetailleerde uitleg volgt nog. Wat je wel al moet weten is dat je eenmalig, bij een eerste poging, toegang moet verlenen. Je ontvangt een e-mail met een link waar je de korte stapjes moet volgen om de toegang in te stellen: